Besprechungsmanagement - Microsoft 365 Modul 10

Microsoft 365 ist in den meisten Wohnungsunternehmen bereits vorhanden – aber oft werden nur kleine Teile der Möglichkeiten genutzt. Diese Seminarreihe besteht aus 12 Modulen und zeigt, wie vorhandene Tools messbar produktiver eingesetzt werden – ohne neue Systeme einzuführen.

Die Ziele:

• mehr Effizienz im Alltag durch strukturierte Nutzung von Outlook, Teams, Planner & OneDrive,
• Prozesse digitalisieren & automatisieren mit SharePoint, Power Automate & Copilot
• KI sinnvoll einsetzen mit Copilot

Eine Übersicht über alle Module finden Sie unten. Jedes der 12 Module ist einzeln buchbar; ein Einstieg ist jederzeit möglich.

Modul 10 – Besprechungsmanagement

n diesem Seminar lernen die Teilnehmenden Anwenderinnen und Anwender, wie Besprechungen mit modernen Microsoft-365-Tools effizient geplant, durchgeführt und nachbereitet werden. Der Fokus liegt auf klarer Struktur, guter Vorbereitung und verbindlichen Ergebnissen. Anhand praxisnaher Beispiele wird gezeigt, wie Outlook, Teams, Loop und OneNote optimal zusammenspielen. Die Teilnehmenden gewinnen Sicherheit im Umgang mit digitalen Meetings. Ziel ist weniger Meeting-Zeit bei deutlich besseren Ergebnissen.

Themen

1. Überblick über die Chancen und Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit 

• Typische Probleme klassischer Besprechungen 
• Rolle von Outlook, Teams & Kalendern 
• Unterschied: Termin, Besprechung, Workshop 
• Vorbereitung als Schlüssel zum effizienten Meeting 

2. Planung & Vorbereitung von Besprechungen 

• Termine effizient planen mit Outlook & Teams 
• Nutzung von Terminfindung & Kalenderfreigaben 
• Agenda strukturiert vorbereiten (Loop / OneNote) 
• Teilnehmer, Rollen & Ziele klar definieren 
• Dateien vorab bereitstellen (OneDrive / Teams) 

3. Durchführung effizienter Meetings in Microsoft Teams 

• Teams-Besprechungen optimal nutzen 
• Bildschirmfreigabe, Whiteboard & Live-Zusammenarbeit 
• Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten während des Meetings 
• Nutzung von Chat, Reaktionen & Handzeichen 
• Best Practices für hybride & Online-Meetings 

4. Dokumentation & Nachbereitung von Besprechungen

• Protokolle strukturiert erstellen (OneNote / Loop) 
• Aufgaben & Entscheidungen festhalten 
• Aufgaben aus Meetings ableiten (Planner / To Do) 
• Automatische Nachverfolgung von To-Dos 
• Zentrale Ablage von Ergebnissen 

5. Effiziente Meeting-Workflows & Best Practices 

• Standardformate für wiederkehrende Meetings 
• Reduzierung von Meeting-Zeit & Teilnehmern 
• Transparenz & Verbindlichkeit schaffen 
• Typische Fehler vermeiden